Maatwerk software of SaaS: welke keuze past bij uw organisatie?

Niet ieder proces verdient maatwerk. Een bestaand SaaS-pakket kan sneller live zijn, lagere initiële kosten hebben en al voldoen aan veel standaardeisen. Maatwerk software is vooral waardevol wanneer uw proces daadwerkelijk afwijkt van wat standaardsoftware ondersteunt, of wanneer die afwijking uw onderscheidend vermogen is. Dit artikel geeft een eerlijke afweging, inclusief de situaties waarin wij zelf zouden adviseren om géén maatwerk te bouwen.

Wanneer SaaS logischer is

• Uw proces is grotendeels standaard en wijkt niet wezenlijk af van hoe andere organisaties in uw sector werken
• Snelheid naar een werkende oplossing weegt zwaarder dan een perfecte fit
• Er is geen interne capaciteit voor langdurig beheer van een eigen systeem
• Het budget voor een eerste versie is beperkt en een abonnement past beter bij de kasstroom

Wanneer maatwerk verstandiger is

• Uw proces of gebruikersrollen wijken structureel af van wat standaardpakketten bieden, waardoor u continu workarounds moet bedenken
• U heeft specifieke eisen aan koppelingen met bestaande systemen die standaardsoftware niet of onvoldoende ondersteunt
• De manier waarop u werkt is een concurrentievoordeel dat u niet wilt inkaderen in andermans datamodel
• U wilt volledige controle over data, hosting en doorontwikkeling op de lange termijn

Een eerlijke beslismatrix

Stel uzelf per criterium de vraag of standaardsoftware voldoet of dat maatwerk nodig is: past uw proces binnen de standaardworkflow van bestaande pakketten? Zijn de benodigde koppelingen beschikbaar? Is de tijd tot een werkende oplossing belangrijker dan een perfecte fit? Weegt de investering in maatwerk op tegen de jaren dat u ermee gaat werken? Wanneer het antwoord op de meeste vragen "standaard voldoet" is, is SaaS vaak de verstandigere keuze, ook al bouwen wij liever maatwerk. Een eerlijk advies hoort bij een goede businessanalyse.

Een tussenweg: maatwerk op de plekken die er echt toe doen

In de praktijk is de keuze zelden zwart-wit. Sommige organisaties combineren bestaande tools voor generieke taken met een maatwerk portaal of workflow-tool voor het specifieke proces dat hen onderscheidt. Zo blijft de investering gericht op de plek waar maatwerk daadwerkelijk waarde toevoegt.

Twijfelt u welke route bij uw situatie past? In een businessanalyse brengen we uw proces, knelpunten en doelen in kaart en geven we een onderbouwd advies, ook als de uitkomst is dat maatwerk (nog) niet de beste keuze is.